Der Hausverwalter – Ihr Schritt zur Professionalisierung

Hausverwalter

Immer wieder spreche ich in meinen Büchern, E-Books und hier im Blog von Spezialisten und Experten, die zu Ihrem Team gehören sollten. Heute möchte ich Ihren Fokus auf eine Person mit einer Schlüsselfunktion in Ihrem Netzwerk richten – auf den Hausverwalter. Dieser Dienstleister deckt eine Reihe von Aufgaben ab und erleichtert Ihnen das Leben sehr. Ich behaupte sogar: Früher oder später ist die Zusammenarbeit mit einer guten Hausverwaltung unumgänglich.

Warum Sie einen Hausverwalter beauftragen sollten

Als Immobilienbesitzer sind Sie Investor und damit weder Handwerker, noch Makler, noch Hausverwalter, noch Spezialist für Baurecht. Möglicherweise verfügen Sie über die Kompetenzen des einen oder anderen Fachs, aber in der Regel sind Sie „nur“ der Investor, der Immobilien als Wertanlage sieht und diese je nach Persönlichkeit und Immobilienstrategie mehr oder weniger aktiv betreuen möchte. Früher oder später stoßen Sie darum an Grenzen, wenn Sie bestimmte Kompetenzen für eine erforderliche Aufgabe nicht aufweisen (können). Dann haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie kümmern sich dennoch selbst um alle erforderlichen Details und erhöhen damit Ihr Risiko, da Sie möglicherweise fachliche Fehlentscheidungen treffen. Die zweite Möglichkeit ist zwar kostspieliger, aber erfahrungsgemäß sehr viel effizienter: Sie beauftragen einen Experten. Das schont Zeit und Nerven. Genau an dieser Stelle kommt der Hausverwalter ins Spiel.

Die Aufgaben eines Hausverwalters

Es beginnt schon mit den kleinen (oder großen) Wünschen der Mieter: Hier agiert eine gute Hausverwaltung als Puffer und „schützt“ Sie vor der Behelligung mit alltäglichen Kleinigkeiten, die zwangsläufig in einer Immobilie immer mal wieder anfallen. Damit sind Sie in der glücklichen Lage, sich um Ihre eigentlichen Aufgaben zu kümmern. Fragen nach einer neuen Glühlampe, Reparaturaufträge für einen defekten Fenstergriff oder Beschwerden über die Treppenhausreinigung richten die Mieter direkt an die Hausverwaltung. Speziell nach einem Immobilienkauf gibt es übrigens erfahrungsgemäß eine Reihe von solchen Bitten der Mieter, da im Zuge des Verkaufs oft viele Arbeiten liegen geblieben sind. Mit einer Hausverwaltung bleiben Sie von diesem Tagesgeschäft verschont.

Aber das Aufgabenspektrum einer Hausverwaltung ist noch viel größer und reicht von der Nebenkostenabrechnung über die Vermietung bis zum Beauftragen von Handwerkern. Einige der wichtigsten Funktionen sind:

Die Hausverwaltung

  • ist direkter Ansprechpartner für die Mieter;
  • überwacht und beauftragt in Abstimmung mit Ihnen Handwerker;
  • ist zuständig für die operative Finanzverwaltung;
  • überwacht Mieteingänge;
  • kontrolliert Rechnungen von Versorgern und Dienstleistern;
  • erstellt die Nebenkostenabrechnung;
  • prüft regelmäßig den Zustand der Immobilie;
  • organisiert Winterdienste, Gartenarbeiten, Straßenreinigung sowie Fenster- und Treppenhausreinigung;
  • kümmert sich – bei Eignung – auch um die Neuvermietung;
  • überwacht den Versicherungsschutz der Immobilie.

 

Sie sehen: Die Bandbreite allein der genannten Aufgaben ist groß. Bedenken Sie außerdem, dass hinter so kurzen Angaben wie Neuvermietung eine zeitraubende Tätigkeit steckt. Ein Hausverwalter ist daher nichts anderes als der „Motor“ in Ihrem „Betrieb Immobilie“.

Eine gute Hausverwaltung finden

Die entscheidende Frage lautet: Wo und wie finden Sie eine gute Hausverwaltung? Die Antwort hängt wieder einmal von Ihnen ab. Denn maßgeblich für die Auswahl der Hausverwaltung ist zunächst, welche der möglichen Aufgaben Sie delegieren möchten. Je nach Immobilienportfolio bzw. Größe und Zustand der Immobilie einerseits und Ihrer persönlichen Vorliebe und Strategie andererseits möchten Sie vielleicht nur einen Teil der Tätigkeiten abgeben. Wichtig: Nicht alle Dienstleister decken das komplette Angebotsportfolio ab. Entsprechend fällt vielleicht der eine oder andere Hausverwalter aus der Kandidatenliste automatisch heraus.

Grundsätzlich sollten Sie aber so vorgehen wie bei jeder Suche nach einem Dienstleister. Zunächst studieren Sie typische Dienstleistungsverträge, um ein Gespür für das Leistungsspektrum eines Hausverwalters zu bekommen. Das Internet bietet dazu viele Quellen wie z. B. das Portal von Haus und Grund. Fragen Sie dann bei einigen Hausverwaltungen in der Nähe Ihrer Immobilie an, ob diese die von Ihnen gewünschten Tätigkeiten abdecken. Lassen Sie sich außerdem wenigstens zwei, drei Referenzen nennen, bei denen Sie sich nach der Zuverlässigkeit des Unternehmens erkundigen. Hilfreich sind darüber hinaus übrigens Kontakte zu Maklern oder Immobilienbesitzern aus der Nachbarschaft. Diese haben möglicherweise den einen oder anderen Tipp für Sie. Nicht vernachlässigen sollten Sie übrigens die Betriebsgröße. Einmannunternehmen können beispielsweise sehr zuverlässig arbeiten, aber bei Krankheit oder Urlaub gibt es dann schnell organisatorische Probleme. Große Unternehmen wiederum legen oft ihre eigenen Verwaltungskosten auf die Preise um.

Ganz am Ende, bevor Sie eine Entscheidung treffen, müssen Sie noch den Preis zurate ziehen. Was die Preise angeht: Diese hängen stark von der übertragenen Aufgabe, der Größe der Immobilie und der jeweiligen Region sowie dem Wettbewerb ab. Erfahrungswerte zeigen, dass Sie in der Regel bei umfassenden Aufträgen mit Beträgen von ca. 25 bis 35 Euro pro Wohneinheit im Monat auskommen. Die Bandbreite der tatsächlichen Preise ist jedoch sehr viel größer.

Wichtig: Berücksichtigen Sie die Hausverwaltung in Ihrer Immobilienrenditeberechnung. Auch nach Abzug dieser Kosten sollten Sie noch über einen ausreichend großen Cashflow verfügen!

Tipps für die Zusammenarbeit mit einer Hausverwaltung

Haben Sie eine Hausverwaltung beauftragt, prüfen Sie besonders zu Beginn der Zusammenarbeit die Zuverlässigkeit. Machen Sie Stichproben! Speziell in umkämpften Regionen fördert der Preiskampf, dass einige Hausverwalter einen Teil der Arbeiten nur flüchtig erledigen (können).

Im Idealfall läuft allerdings nach Ihrer Auswahl einer guten Hausverwaltung alles glatt. Wichtig ist dennoch, dass Sie sich bestimmte Entscheidungen zumindest ab einer zuvor definierten finanziellen Größenordnung vorbehalten. So vermeiden Sie beispielsweise Reparaturen für Immobilienteile, die kurz vor einer Modernisierung stehen. Eine stetige Abstimmung in derartigen Detailfragen bleibt unerlässlich. Denken Sie immer daran: Es ist Ihre Immobilie, es ist Ihr Vermögen!

Organisatorisch hat sich für mich ein monatlicher Statusreport per E-Mail bewährt. Dort sind dann alle wichtigen neuen Informationen, Mieterstatusänderungen oder Reparaturbedarfsanzeigen sowie Problemlösungsvorschläge zu meiner Immobilie aufgeführt. Auf diese Weise bin ich immer informiert und kann jederzeit eingreifen.

Nutzen Sie eine Hausverwaltung!

Abschließend noch einmal mein Rat: Delegieren Sie Aufgaben. Als Investor sind Sie vorrangig an einem Vermögenszuwachs interessiert. Feilen Sie an Ihrer Immobilienstrategie und überlassen das kleinteilige Tagesgeschäft Ihren Experten. Wenn Sie diese Aufgaben alle selbst übernehmen möchten, würden Sie sich früher oder später verzetteln. Konzentrieren Sie sich besser auf das übergeordnete strategische Immobilienmanagement. Das ist Ihre Aufgabe als Investor. Und in diesem Sinne ist die Einbindung eines Hausverwalters ein Schritt zur Professionalisierung!

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